Công nợ được hiểu là quá trình ghi nhận và theo dõi các khoản phải thu khách hàng khi doanh nghiệp thực hiện cung cấp sản phẩm hay hàng hóa dịch vụ, hoặc có thể là các khoản phải trả khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa dịch vụ từ doanh nghiệp khác. Nếu doanh nghiệp thanh toán hoặc thu hồi được một phần khoản tiền giao dịch, thì số tiền còn lại nợ sang kỳ sau được gọi tắt là công nợ. Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, người đảm nhận việc theo dõi công nợ đó là kế toán công nợ.
Công nợ là gì và và kế toán công nợ phải làm công việc nào?, Bản quyền truy cập link xem bài viết: https://vietadsgroup.vn/cong-no-la-gi-nhung-y-nghia-cua-cong-no.html
Theo định nghĩa này, công nhận được chia thành hai loại đó: công nợ phải thu và công nợ phải trả
- Công nợ phải thu bao gồm: tiền bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khoản đầu tư tài chính chưa thu được tiền. Đối tượng cần theo dõi đó là nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…
- Công nợ phải trả bao gồm: khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa dịch vụ mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho đơn vị liên quan. Công nợ phải trả được kế toán công nợ theo dõi theo từng đối tượng cụ thể.
Ngoài ra trong doanh nghiệp còn có các khoản công nợ khác như các khoản phải thu hộ nội bộ, khoản tạm ứng, tiền bồi thường, khoản phải trả cho công nhân viên, phải nộp cho nhà nước…
Kế toán công nợ là gì?
kế toán công nợ là một vị trí khá quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Kế toán công nợ thực hiện quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc đảm bảo nguồn lực tài chính cho doanh nghiệp.
Kế toán công nợ phải làm những công việc gì?
Mình sẽ giới thiệu sơ qua đến bạn quy trình và công việc một kế toán công nợ phải làm, đó là:
- Nhận hợp đồng kinh tế từ các bộ: kiểm tra hợp đồng kinh tế, thêm mã khách hàng và mã nhà cung cấp, vào mã hợp đồng
- Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
- Xác nhận hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
- Kiểm tra công nợ
- Liên lạc thường xuyên với các bộ phận có liên quan đến quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng
- Theo dõi tình hình và khả năng thanh toán của khách hàng, tách các khoản nợ khi khách hàng thanh toán
- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ, đặc biệt là những khoản công nợ khó đòi, khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp.
- Lập bút toán kết chuyển
- Kiểm tra báo cáo công nợ và lập báo cáo công nợ đặc biệt
- Lập thông báo thanh toán công nợ
- Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng và những thông tin chung về công nợ
- Kiểm tra số liệu công nợ, đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
theo dõi công nợ tạm ứng của cán bộ công nhân trong công ty. - Theo dõi các khoản công nợ khác, đặc biệt là những khoản vay cá nhân, khoản vay của cán bộ.
Những lưu ý quản lý công nợ hiệu quả
Công nợ phải thu
- Kế toán cần phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, cho từng giao dịch phát sinh, theo dõi thời hạn thanh toán để thu hồi công nợ từ khách hàng.
- Lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến công nợ khách hàng. Cuối tháng phải thực hiện công tác đối chiếu công nợ, có biên bản đối chiếu và xác nhận của hai bên.
- Với những khoản công nợ quá hạn, công nợ khó đòi, kế toán phải báo cáo lên cấp trên để có hướng giải quyết kịp thời, thực hiện trích lập dự phòng theo đúng pháp luật, tránh tình trạng sử dụng nguồn tiền không hiệu quả.
Khoản công nợ phải trả
- Cũng như công nợ phải thu,các khoản công nợ phải trả cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng, kiểm tra tốt thời gian thanh toán để đảm bảo chữ tín đối với khách hàng.
- Với những khoản phải trả nhà nước, phải trả cho người lao động cần thực hiện đúng thời hạn, đúng theo pháp luật.
- Những khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, chưa có chứng từ để ghi sổ thì kế toán cần phải theo dõi chi tiết ở bên ngoài, cập nhật kịp thời vào sổ sách nếu nhận được chứng từ.
Quy trình quản lý công nợ
Một quy trình quản lý nợ công hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát, thu hồi nợ công tốt từ đó hỗ trợ duy trì sự ổn định và lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp. Trước hết quản lý công nợ là quá trình ghi nhận là việc theo dõi các khoản thu và chi của doanh nghiệp khi phát sinh các nghiệp vụ như bán hàng hay mua các công cụ, dịch vụ nào đó. Chỉ khi có cách quản lý tốt thì doanh nghiệp mới có thể trả lời được câu hỏi nợ công là gì và các kiểm soát nợ công sao cho tốt.
Quy trình quản lý công nợ cho bạn tham khảo
- Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ kết hợp có chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích của việc này giúp hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Ngoài ra cũng cần yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, cam kết về việc thanh toán đúng quy định như trong hợp đồng. Thêm vào đó cũng cần có các mức phạt rõ ràng nếu khách hàng không thực hiện đúng, trì hoãn chậm trễ thời hạn thanh toán.
- Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý chính sách công nợ khách hàng chuẩn, bám sát các mục tiêu. Ở đây cần xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm với từng khách hàng; có cách thức nhắc nhở khách hàng để thu hồi công nợ.
- Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng nhằm thu lại được nợ một cách nhanh chóng nhất.
- Bước 4: Nhắc nhở khách hàng các biện pháp nếu thanh toán chậm kỳ hạn.
Cách tính công nợ
Để quản lý tốt được công nợ thì hiểu biết rõ ràng về cách tính công nợ là điều mà bất kỳ một kế toán nào cũng phải biết. Bạn có thể thực hiện việc lập bảng tính công nợ phải trả hoặc thu hồi về trên Excel để đưa một cái nhìn tổng quan về tình hình biến động công nợ trong các kỳ.
Các bước để lập được một bảng Excel theo dõi và tính toán công nợ:
- Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel và tạo file mới.
- Bước 2: Nhập các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ
- Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.
Quy trình thu hồi công nợ
Để thực hiện tốt việc quản lý thu hồi công nợ bạn đọc cần phải hiểu cặn kẽ thu hồi công nợ là gì? Thực chất cũng là việc doanh nghiệp thu hồi lại các khoản nợ từ khách hàng khi đã giao sản phẩm nhưng vẫn chưa được thanh toán hoặc mới thanh toán một phần.
Trong việc quản lý việc thu hồi công nợ doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến vấn đề thời gian thu hồi công nợ là gì? Tác dụng của việc đặt mốc thời gian rất quan trọng bởi đó là thời hạn định mức yêu cầu khách hàng phải chi trả số công nợ. Nếu không có mức thời gian này rất dễ dẫn đến tình trạng công nợ tồn khó, khó thu hồi lại được ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp có thể đồng nhất giữa quy trình quản lý công nợ và quy trình thu hồi công nợ để giúp đơn giản hóa quá trình vận hành bởi thục chất thu hồi công nợ là công đoạn cuối cùng của quản lý công nợ. Bên cạnh đó việc này cũng giúp giảm các thủ tục rườm rà và chi phí liên quan.
Các bước quản lý thu hồi công nợ:
- Bước 1. Xác định khoản phải thu tối thiểu của mỗi khách hàng: Đây là công việc đầu tiên mà mỗi kế toán phải làm trước khi bắt tay vào thu nợ. Bởi lên ngân sách tối thiểu mới có thể đưa ra được các phương án giúp kế hoạch đạt được hiệu quả cao nhất.
- Bước 2. Phân loại khách nợ: Dựa vào tính chất khách hàng nợ để chia thành hai nhóm: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Từ đó đưa ra các biện pháp ứng phó đối với từng nhóm. Bởi đối với khách quan trọng bạn không lên làm mất lòng họ còn với khách có thể chấm dứt thì thực hiện các biện pháp cứng rắn hơn.
Bước 3. Chọn người thu hồi nợ: Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người được chọn cần hiểu rõ công nợ là gì, tính chất của công nợ và phải biết các vận dụng khéo léo các biện pháp để đòi nợ từ khách hàng. Thông thường nên lựa chọn những người có quan hệ tốt với khách hàng đặc biệt là người chịu trách nhiệm trực tiếp với khách hàng đó. - Bước 4. Nhắc nhở khách hàng thanh toán trước khi đáo hạn: Trước khoản 10 ngày đến hạn thanh toán nợ bạn nên có biện pháp nhắc nhở khách hàng trả nợ qua điện thoại hoặc Email. Đối với một số trường hợp khách đặc biệt nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi trước.
- Bước 5. Đàm phán với khách nợ: Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ, trong quá trình đàm phán cần phải khéo léo, không được tỏ ra quá xót ruột, lo lắng. Bên cạnh đó tránh dùng đến luật pháp để thu hồi nợ gây tốn kém và gãy đứt mối quan hệ với khách hàng.
- Bước 6. Nhờ đến toà án để đòi nợ: Kiện cáo là phương án ít doanh nghiệp nghĩ tới. Nhưng một khi khách hàng không muốn trả hoặc trả theo dạng nhỏ giọt thì đây lại là một phương pháp hiệu quả.
- Bước 7. Cẩn trọng ngay từ khâu cho nợ là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ: Nhân viên phải hiểu rõ về công nợ là gì? Bên cạnh dó doanh nghiệp cần đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. Ngoài ra cần xem xét đưa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ…để đưa ra biện pháp thắt chặt hay nới lỏng việc cho nợ.
Cách quản lý công nợ hiệu quả
Công nợ là gì và và kế toán công nợ phải làm công việc nào?, Bản quyền truy cập link xem bài viết: https://vietadsgroup.vn/cong-no-la-gi-nhung-y-nghia-cua-cong-no.html
Hiện nay xu hướng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn bởi vậy việc cấp thiết họ cần phải làm là thu hồi tối đa các khoản nợ từ khách hàng và kéo dài thời gian trả tiền cho nhà cung cấp. Nếu thực hiện tốt điều này sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào hơn để phát triển việc kinh doanh. Tuy nhiên để làm được việc này doanh nghiệp cần phải có cách quản lý công nợ một cách hiệu quả.
Trước hết nếu muốn quản lý công nợ hiệu quả người quản lý cần phải có hiểu biết một cách toàn diện về công nợ là gì. Ngoài ra người quản lý cũng cần phải biết cách vận dụng linh hoạt các biện pháp để kiểm soát công nợ tránh gây ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp.
Một số lưu ý khi quản lý công nợ cần đặc biệt lưu ý:
- Có bảng đánh giá, phân loại khách hàng và đặt ra các chính sách công nợ khách hàng theo từng nhóm.
- Cần xây dựng kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu cho từng cấp, nhóm khách hàng. Đặc biệt cần có các chính sách bán hàng hợp lý ngay từ đầu để hạn chế tình trạng mua nhưng chậm thanh toán. Nếu có tình trạng chậm thanh toán cần có quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán và mức chịu phạt nếu để chậm chễ haowcj không có ý định thanh toán.
- Phải có sự chuẩn bị về nhân sự đầy đủ cho từng giai đoạn. Đặc biệt đối với nhân viên làm trực tiếp với khách hàng có khoản nợ cần được rèn luyện các kỹ năng như: thái độ chuyên nghiệp, hành xử khéo léo luôn theo sát các hoạt động chi trả của khách hàng để đốc thúc kịp thời…Bên cạnh đó cũng cần có sự ghi chép rõ ràng để tránh những nhầm lẫn không đáng có gây thất thu.
- Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu: Thay vì các phương tiện thu nợ truyền thống doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp mới như chuyển khoản, quản trị tín dụng khách hàng,… Việc này không chỉ giúp thu hồi nợ một cách nhanh chóng tiện lợi hơn mà còn giảm thiểu tối đa các khoản nợ bị trì hoãn lâu. Bên cạnh đó cũng cần kết hợp để có cách tính công nợ chính xác đối với từng khách hàng đảm bảo khoản nợ thu về lá đúng, đủ, khớp theo sổ sách.
Cần có bảng đánh giá nhân sự, lập chỉ tiêu KPI rõ ràng. Có chính sách khen thưởng hoàn thành tốt nhiệm vụ và mức phạt đối với nhân viên chưa đạt chỉ tiêu. Điều này sẽ đốc thúc nhân viên tích cực làm việc giúp việc quản lý công nợ hiệu quả hơn.
Nhiều doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động đã lầm vào tình trạng thâm hụt vốn quá nhiều, không xoay vòng được vốn dẫn đến tình trạng hoạt động lâm vào bế tắc. Bởi vậy việc hiểu rõ công nợ là gì, biết cách quản lý công nợ là điều hết sức quan trọng và cấp thiết đối với mỗi một doanh nghiệp.
Kết luận
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của blog VietAdsGroup.Vn, hy vọng những thông tin giải đáp ? Những ý nghĩa của Công nợ sẽ giúp bạn đọc bổ sung thêm kiến thức hữu ích. Nếu bạn đọc có những đóng góp hay thắc mắc nào liên quan đến định nghĩa Công nợ là gì? vui lòng để lại những bình luận bên dưới bài viết này. Blog VietAdsGroup.Vn luôn sẵn sàng trao đổi và đón nhận những thông tin kiến thức mới đến từ quý độc giả
1
4
